グループウェア導入後に行うべき作業と導入前の心構え

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グループウェアの導入後にぜひしておきたい作業

グループウェアは組織内の情報、コミュニケーションを可視化し、有効活用を促す便利なツールです。また、新しいワークスタイルや組織文化を生み出すというメリットもあります。ただし、導入事例も増えてきていますが、すべての導入がうまく行っているわけではないのも事実です。導入したがうまく浸透しない、という一番大きな課題も見えてきています。ここでは、導入後の問題を解決する方法について説明していきましょう。

必要なのは先導役とモデルケース

グループウェア導入を全社、全組織一斉に行うは危険です。説明が行き届かない、効果が見えにくい、反対分子が存在するなど、スムーズな浸透を妨げる要因はさまざま存在します。これを乗り切るためにお勧めしたいのは、先導役の設定とある程度限定された規模のモデルケースを作ることです。先導役はもちろん大人数は必要なく、このニュースを読んでいるあなたが担当してもいいのです。先導役はグループウェアの操作性や効果を組織内に宣伝する役割を担います。その先導役の管理のもと、モデルケースを実行してくれるある程度の人数のチームを作りましょう。そのモデルケースが、グループウェアの操作性や実用性を証明する役割を担います。

小さな成功例から、全社的な導入への道筋を

先導役とモデルケースを生み出すチームを指名したら、後は実行です。そのチームが担当する業務に必要な最小限の機能から導入できればベストです。この導入期に最も必要なものは、しっかりした導入メリットを示唆し、理解を得ることです。単に押し付けるのではなく、グループウェア導入がもたらすメリットで組織が良い方向に向かっていくことを理解してもらうことが大切です。もうひとつの利点は、実際に使ってみる際の不満や使いづらさを吸い上げたり、こうしたらもっとよくなるという現場の意見を取り入れることができることです。話し合いを何度も重ね、不満の解消や改良を試み、よりスムーズな運用モデルが見えてくれば、成功に一歩近づいたと思って間違いないでしょう。

全的導入、全体導入へと向かいましょう

モデルケースで吸い上げた不満や改良点、たとえばモバイルでも使いたいなどの具体的な施策をモデルケースの中で成功させたら、次は狙ったグループウェアの全的な導入と全社的、全組織的な導入です。モデルケースで施した教育をマニュアル化し、改良点などをグループウェア上でカスタマイズできていれば、よりスムーズな全社的な導入が見込めます。モデルケースの段階でセキュリティなどの施策も実行しておくと、なお一層安心して全社導入に踏み切れるでしょう。