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クラウド型ワークフローがもたらすメリットと選ぶべき理由

ワークフローシステムはITシステムのひとつですから、IT技術の進歩とともにシステム自体も日々、進化を続けていくことは必然です。パッケージ型から始まったシステムソフトはネットの発達によってオンプレミス型のシステムへと生まれ変わり、またクラウド技術の出現によって、クラウド型ワークフローシステムへと進化しています。ここでは、そのクラウド型ワークフローシステムの利点をおさらいしていきたいと思います。

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ワークフロー導入の失敗例

ワークフローシステムは導入事例も多くなり、多くの企業で成功例を作っていますが、同時に多様化するワークフローシステムの中から自社に合ったシステムを選べずにいる企業があることも事実です。間違ったシステム選びをすると、効率化、コスト削減を目指したはずのワークフロー導入が、逆に業務フローに混乱を招き、しいてはコストの増加を招いてしまいます。ここではそんな失敗例を挙げ、状況を分析しておきましょう。

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ワークフローが解決できる課題とは

ワークフロー導入の目的は、申請に対する承認、決裁のスピードアップ、書式の統一と標準化、記入漏れや二重申請の防止、業務進捗の可視化などです。逆に言えば、ワークフロー導入前に組織内では、そういった事柄が改善されるべき課題であったということです。ワークフロー導入や切り替えを考える企業は、ぜひ事前に組織内に現存する課題をあぶり出し、ワークフロー選びに活かしてほしいと思います。

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ワークフローの導入後に行うべきこととその注意点とは

ワークフローは導入することが目的ではありません。導入されて以後、どのように活用されるかが本来の目的です。また導入前に課題を見つけ、仮説を立てていても、実際の導入以後改めてさまざまな問題点が見えてくることも事実です。しかしそれを乗り切ることで、ワークフローによる効率化が図られ、経営資産を有効活用できる競争力のある組織が手に入ります。ここではワークフロー導入後の浸透を促進する方法を紹介します。

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ワークフローの仕組みと基本的な機能を確認しよう

ワークフローとは、そもそも「仕事の流れ」と訳される英語ですが、ITシステムとしてのワークフローは、もう少し細かく「業務手続きの経路」と解釈されています。組織内で行われる申請、承認、決裁、実行といった一連の流れに必要な手続きを電子化し、可視化した上で記録として保存する、これがワークフローの基本的役割です。ここではワークフローそのものの仕組みと機能を見ていきたいと思います。

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運営者紹介

私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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