勤怠管理を電子化するメリット

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勤怠管理が重要である2つの理由

企業が勤怠管理をしっかりと行うには、2つの理由があります。
そのひとつは法的なもの。
労働基準法に基づいて義務付けられている賃金台帳には従業員の勤怠情報を記載する必要があり、3年間の保存も義務付けられて入ります。
また勤怠管理がしっかりしていないと給料支給がしっかりできず、従業員の過重労働も生まれてしまいます。
今回はそんな勤怠管理についてお話をしていきたいと思います。

勤怠管理を電子化する

企業にとって重要な勤怠管理ですが、その管理方法はまだまだタイムカードなどアナログな形態で行っている企業も多いのが事実です。
そこで生まれる問題は、タイムカードや紙の勤怠管理表では間違いが発生しやすく、訂正も手書きで把握しにくくなる。
また集計は月次でしか行われず、その際の手間もコストも相当割高になり経営を圧迫しかねないというものです。
また正確な勤怠管理ができていないと、作業の無駄も長時間労働も把握できず、改善策が打てないことになります。
そういった問題は勤怠管理を電子化することでかなり軽減されます。
電子化とはタイムカードや紙の勤怠表ではなく、ICカードや指紋認証などで打刻を行い、集まった情報をグループウェアなどのITソリューションを使って集計する方法を言います。

勤怠管理電子化によって得られるメリット

ではいったい、勤怠管理がグループウェアなどを使って電子化されることでどんなメリットが生まれてくるのでしょう？
ひとつには打ち間違いや成りすまし打刻などの不正を軽減できるメリットがあります。
また状況の把握を月次の集計まで待たなくてもリアルタイムで把握ができますから、遅れることなく適切な処置を施すことができ、長時間労働も発生する前に食い止めることもできます。
さらに勤怠状況のデータをそのまま給与計算に活かすことができ、間違いも手間、コストも大幅に減る上に、これまで紙ではできていなかった有給休暇の付与や残日数の管理を一括で行うことができます。
また、従業員勤怠にシフト制をひいている場合は、シフトの割り当てや変更などがスムーズに行うことができ、適正な業務割り当てが可能な上、マネージャーなどの負担もぐっと軽減できます。

勤怠管理の電子化を徹底させる

このようにメリットも多い勤怠管理の電子化ですが徹底をするには適切なグループウェアなど使い勝手の良いソフトウェア、自社の業務に合ったソフトウェアを導入されることをお勧めします。
自社の業務や勤怠状況を可視化するわけですから、業務の流れに合い導入負荷の低い製品を選ぶことで正確さと継続性を持つ勤怠管理が実現できると思います。