グループウェア選びの際に必ずおさえておきたい注意点とは

グループウェアNavi > グループウェア選びの際に必ずおさえておきたい注意点とは

グループウェア導入の際に気をつけておきたいポイント

グループウェアはいったん導入されてしまうと組織内の全員が使用するものとなります。そうでないと通達や意思決定も二度手間となり、グループウェアを導入するメリットが半減するだけでなく、コストが倍増してしまう危険もはらんでいます。まず組織内で浸透させる、その上で毎日使うものとして負担が軽く、また飽きずに使い続けられるポイントを押さえていきましょう。

グループウェアは浸透を第一の目標とする

組織内を出入りする情報を可視化する、組織人員のスケジュールを共有するなどグループウェアは活動の効率化を図り、経営資源の有効活用を目的とするものですが、全員が使わなければ可視化も効率化も図れません。グループウェアは組織内でその使用が全員に浸透するよう、使用目的や方法、使用のルールを事前に理解してもらうことが肝要です。導入に反対する意見や使用を怠るような意見は事前の話し合いで解消しておくことをお勧めします。特に情報の共有には反対意見や消極的な姿勢も出てくることが予測されますので、積極的に情報共有をしたくなるような施策を講じておくことも有用です。

グループウェアは使い続けることで効果を発揮する

グループウェアは組織内全員が使用し、毎日使い続けることで有用なデータが溜まっていき、そのデータが次の活動に有効に活かされるという特性があります。使い続けることでグループウェアが活きてくるという言い方もできます。そのためには毎日使い続けても負担が少いレイアウトやデザインを使用するユーザがカスタマイズできるなどの施策が必要でしょう。また、毎日使用するユーザは現場にいるわけですから、現場の意見を重要視した上で容易なアクセスと負担の少ない入力方法を用意しておくことも肝心です。

すべての要求を満たすグループウェアは用意されていない

グループウェアはあくまでもツールです。全ての要求を満たすグループウェアが提供されるわけではありません。注意すべきは自社の業務内容を把握し、現場の意見を取り入れ、なおかつ毎日誰もが少ない負担で使用し続けられるグループウェアを選定することと、足りないものは自分たちでカスタマイズするという意識です。その注意点を踏まえて、賢くグループウェアを選定しましょう。