グループウェアの選び方｜グループウェア比較の重要な要素は

グループウェアの正しい選び方　ポイントを解説！

企業の今、そして将来を左右する大切な情報と社員の時間。そのふたつを有効に管理、可視化してくれるグループウェアは、いまや企業になくてはならないツールです。需要が高まっている分、市場には多くの種類のグループウェアが出回り、それぞれの機能やコストも様々であるのが現状です。ここでは導入時、切り替え時に考えなければならないポイントを系統だって解説し、正しいグループウェア選びを導き出していきましょう。

ポイント1　まず自社の業務内容を明確に把握する

グループウェア導入の最大の利点は、社内もしくは社員一人一人の中に埋もれているかもしれない有益な情報を可視化し、より多くの幹部、社員ときにはプロジェクトの参画者の間で共有、活用することです。その実践のためには現在、自社の中で情報がどのように共有されていて（または共有されていなくて）、それをどのように改善していきたいかを把握することが必要です。情報の共有経路が把握されていれば、グループウェアをどこに活用すれば最大効率を引き出すことができるかが分かってきます。分かってきたところで、それぞれのグループウェアの特色を分析すれば、間違いのない選択をすることができるでしょう。

ポイント2　カスタマイズという柔軟性を押さえる

グループウェアはハードウェアをパッケージであったオンプレミス型からクラウド型へと移行しつつあります。多くのグループウェアがクラウド型を採用し、柔軟性の高いソフトウェアのみをサービスとして提供していますが、どんな場合にも万能かというとまだまだそんなことはありません。押さえておかなければいけないのは、会社の規模に対して、また現在使っているシステムに対し、ソフトウェアをカスタマイズできるのかというポイントでしょう。

敵を知り、己を知れば百戦危うからず

一口にグループウェア導入といっても、機能も多種にわたり、コストもさまざま、そして何と言っても導入、切り替え後の使いやすさは導入側の目的や業務の流れに大きく左右されます。まず企業内の現状把握、そして導入後の活用イメージを思い描き、その上で多種多様なグループウェアそれぞれを比較、検討して正しいグループウェアを選び出すことが肝要でしょう。