グループウェアNavi > 業務の効率化を図るためのポイント

業務の効率化にこそ経営手腕が活かされます

顧客のニーズが多様化し細かな対応が求められる昨今、同じ利益を得るために以前よりもずっと多い量の仕事をこなさなければならなくなった。
そんな悩みを抱えていらっしゃる経営陣は多いと思います。
少ない仕事量で大きな利益があればそれに越したことはありませんが、多くの場合なんとか業務の効率化を図りたいとお考えではないでしょうか。
今回はそんな業務の効率化という話をしていきたいと思います。

業務効率化を促進する3つのポイント

業務効率化を図る目的は、業務の無駄を省くということと同義です。
効率化がなかなか達成できない理由のひとつに、無駄を省かれると自分の仕事がなくなると考えてしまうということがあります。
まずこの意識を捨てることが必要です。そのためには部門だけでなく、経営陣、管理側、従業員すべてが一丸となって効率化を目指すことが大切となり、無駄を省いて得た時間をより有益な仕事に回すという意識統一が重要です。
その上で具体的な施策を持つわけですが、そのポイントは「一元化」と「自動化」です。一元化とは社内で行き来する業務上の情報、資料、データの入力、管理、保全を一か所で行うということです。
自動化とは申請やデータの処理をソフトウェアやプログラムを使い人の手を掛けずに処理することを意味します。

業務の効率化が生み出すさまざまなメリット

業務効率化はその準備段階から、さまざまなメリットを組織に生み出します。
まず意識改革のための業務の分解、分析は改めて業務の可視化を促します。
経営側にとっては可視化されることで経営資源の有用な割り当てができるようになります。
また一元化も情報や業務フローの可視化を促します。それまで見過ごされてきた無駄が省けるばかりでなく、業務上の弱点、問題点をあぶりだすことも可能となります。
もちろん無駄が省かれ、時間を有効に使うことができ始めれば、より有益な仕事に人員を割り当てることができますから、コストが削減されるだけでなく、売上に直結する業務を推進していくことも可能となります。
また効率化を図ろうとする試みの中で社内のコミュニケーションがより活発になるという副次的なメリットも生まれてきます。

業務効率化に、ぜひ便利なクラウド型ツールを

ルーティンの見直し、一元化、そして自動化など業務効率化の多くはクラウドコンピューティングを使ったグループウェアやワークフロー、SFAといったソフトウェアを導入することでより実践的に実現可能になります。
紙の上やローカルのPCだけでは難しい施策も、クラウドにつながったソフトウェアなら容易に既存の業務フローとの連携、移行を果たしてくれます。
ぜひ導入をご検討されてはいかがでしょうか?

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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