グループウェアNavi > 営業日報の効果的な書き方について

営業日報の効果的な書き方とは?

顧客との唯一の接点である営業担当と、支援する組織の間で大切な情報共有メディアとなる営業日報。
書き方によっては、一日の行動記録だけでなく、担当の所感、反省点、顧客からのクレームやニーズなど組織にとって有益な情報を運び込んでくれる大切な書類です。
効果的に活用することで、営業担当も日報を書き続けるモチベーションが上がります。
今回はその営業日報の効果的な書き方について話をしていきたいと思います。

そもそも営業日報は何のためにあるべきか

営業日報がなければならない理由は複数あります。
ひとつには行動記録で、これは外回りの多い営業担当の行動を管理者側が把握するために使われます。
さらに営業日報には営業担当が日々感じていることが書かれるべきです。
顧客の対応についての感想、製品プレゼンの反応、交渉手順への反省、また顧客側からのクレームなどが書き込まれている営業日報は単に行動記録にとどまらない有益な日報になっていると言えます。
顧客対応だけでも忙しい営業担当に時間を割かせて作成される営業日報ですから、一方的な管理のためだけでなく、経営側が知っているべき顧客の動き、ニーズ、それらに対する営業の考えが反映されているべきでしょう。営業日報の存在意義はまさにそこにあると言えます。

営業日報を効果的に使う方法

営業担当の考えや感想が盛り込まれた営業日報は、営業活動の可視化と組織内のコミュニケーションを効率的かつ効果的に進めることを促します。
営業活動の上でうまくいっていることも、うまくいっていないことも書かれるべきであり、製品に対する顧客の率直な意見も盛り込まれるべきでしょう。
それらは批判、評価されるだけではなく、未来の営業活動や経営をどう進めていくかを判断する材料として使われべきであり、それでこそ、その真価を発揮します。
顧客の何気ない一言が製品に大きな改良点が存在することが分かるかもしれません。
アポイントの数は足りているのに、見積り提出の数が少ないことが受注不足につながっていることが分かることもあるでしょう。
それこそが営業日報の効果的な使い方といえるでしょう。

さらに便利で効果的な営業日報の電子化

効率的かつ効果的な業務の可視化とコミュニケーションを促進するために、ぜひ営業日報を電子化することをお勧めします。
グループウェアやSFAに組み込まれた機能を使い、営業担当にオンラインの機動性を活かして営業日報を書いてもらえば、営業担当の時間負担が減るだけでなく、組織内での閲覧性や検索性も高くなります。
効果的な営業日報がさらに効果的に作成され、共有されるグループウェアやSFAの導入を検討されることをお勧めします。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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