タスク管理を行ない仕事効率化を図る

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なぜタスク管理が必要となるのでしょうか?

目の前に積み重なっていくタスクをこなしているのに一向に成果が上がらない。
そんな悩みを抱える営業マンや管理職の方は多いと思います。
成果が上がらない原因の多くは、こなしているタスクが管理されていないからです。
管理されていないタスクは往々にして混乱と無駄を生み出してしまうものです。
今回は仕事を効率化し、成果に結びつけるタスク管理について話をしていきたいと思います。

タスク管理に必要な3つのポイント

仕事におけるタスク管理には、次の3つのポイントと流れを押さえておく必要があります。
ひとつは、現状の仕事を記録すること。
次に、記録した仕事を取捨選択すること。
そしてもうひとつが、取捨選択した仕事に評価を与えることです。
記録をすることで大事なのは、仕事の中身と同様に、その仕事にかかる時間を計り、記録することです。
取捨選択の基準は記録した仕事が目的に即しているかどうかということです。
評価を与えるのは残した仕事、または捨てた仕事によって成果に違いが表れたかどうかを把握することにほかなりません。
この3つのポイントと流れを押さえ、そのサイクルを繰り返し、仕事の成果を出し続ける状態を維持することこそタスク管理の真の目的と言えます。

タスク管理がもたらすメリット

タスク管理からは多くのメリットが生まれます。
記録することで現状の仕事を把握することが可能になります。
特に時間の記録はスケジュールを立てる上で最も重要な資源となります。
時間の記録なしにはタスク管理はできないと言っても過言ではなく、どんな仕事も時間を確保することから始まると言い換えてもよいと思います。
またタスクの取捨選択も時間の確保を促進し、本来の目的から日々の仕事が逸れていってしまう現象をなくしてくれます。
そして取捨選択に評価を与えることにより、目的を達成するために必要な仕事だけが残り、仕事の健全な状態が維持されていくのです。
効率化が図られ、スケジュール通りに仕事が達成されていくことが働くモチベーションを高めていくことも大きなメリットのひとつと言えます。

タスク管理を容易にするデジタルツール

記録し、取捨選択をし、評価を与えるというタスク管理が仕事の可視化、効率化につながり、ひいては仕事のモチベーションを与えてくれるものであることが理解いただけたと思います。
タスク管理は個人的に行うことも可能ですが、ここはぜひグループウェアなどのツールを駆使し、部門ごと、または全社的にタスク管理を行うことを検討してみてはいかがでしょう。
目的、目標達成のためにぜひお勧めします。