無料で使用できるグループウェアのメリットとデメリット

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初期コストは安いに越したことはありませんが…

グループウェアの導入または切り替えをお考えであれば、検討対象であるソフトが有料であるか無料であるか、まずそこに目が行ってしまうと思います。
この項では先に、無料のグループウェアに関する私の知見を共有しておきたいと思います。
無料ソフトを導入することのメリットは、そしてデメリットは、そのポイントを押さえていきましょう。

技術の進歩が生む安価なソフト

グループウェアに限らず、社内インフラを整備、改善は新しいソフトウェアやハードウェアの導入を意味します。もちろん多額の初期費用、運用費用が掛かります。グループウェアも、世に現れたころは自社サーバの導入や構築、パッケージ型ソフトウェアの購入、カスタマイズなど多額の費用が掛かるものとされていました。しかし、IT世界における技術は驚くべき速さで進歩し、世に出現してたった数年でサーバはクラウドへ、パッケージ型はSaaS型へと進化を遂げました。それに付随し、もうひとつ驚くべきことが起きました。進化し改良を加えられたクラウドサーバやSaaS型のグループウェアは以前のオンプレミス型やパッケージ型とは比較もできないないほど安価になったのです。そしてついには、無料でサービスを提供するベンダも現れました。

無料のサービスが意味すること

無料と謳っているわけですから、もちろん導入費用も運用費用もゼロです。これはすばらしいことなのですが、デメリットがないわけではありません。無料のグループウェアは使用する人数や機能、データ容量に制限がかかる、またはモバイルでは使用ができないなど、ここぞというときに「止まれ」という標識が見えるように設計されています。これは、多くの無料サービス提供ベンダが上位ランクのソフトを有料で提供しており、有料にすれば制限を外しますとしているからです。無料サービスは、有料サービスへの乗り換えを促進するプロモーションという位置づけに他なりません。

無料のグループウェアは有料ソフトへの導入ツールにすぎません

小規模人数の組織で、業務期間や目的が限定的であるということであれば、無料グループウェアを使用されるメリットは大きいと私は考えます。しかしながら継続的な組織作りを考え、変動の激しい市場を乗り切るワンランク上の企業経営を目指すのであれば、制限があるデメリットは無料であるというメリットよりもずっと大きいという知識を共有していただきたいと考えます。