グループウェアNavi > グループウェアの基本的な機能とは

グループウェアのさまざまな機能

グループウェアは組織内のコミュニケーションツールとして誕生し、進化してきたものです。またその進化の歴史は、機能追加の歴史と言っても過言ではありません。クライアントサーバ型からオンプレミス型、そしてクラウド型と進化したその都度、さまざまなニーズに応え、多種多様な機能が追加されてきました。ここでは系統だって、グループウェアの機能を紹介していきたいと思います。

情報の共有と管理を行うグループウェアの機能

グループウェア導入の一番の目的は組織内における情報の共有と管理にあります。グループウェア登場以前、組織内の情報共有は紙の文書(稟議、伝票、回覧板、告示など)で行われていました。グループウェアの基本機能は文書を電子データに書き換えることから始まっています。文書は電子上で書かれ、サーバに保存され、メールに添付され機動性を持ち始め、後に電子決裁へと進化していきます。回覧や告示も紙の文書から電子文書に進化し、今ではブラウザ上のアラート(通知)というかたちで各部署、各個人に伝達される機能となりました。こうして電子化される文書(情報)は、誰でもがどこからでも即時にアクセスでき、共有することを可能にしています。

時間を管理、有効活用するグループウェアの機能

グループウェアのもうひとつの大きな目的は組織内の時間管理と有効活用です。従業員や施設のスケジュール管理が基本機能となり、のちにそれは電子日報と紐づけられることで情報とともに時間管理の中に組み込まれるようになりました。またスケジュール管理は単なる人員の予定を管理するだけでなく、プロジェクトの進行具合、営業先との交渉の進捗状況など組織内におけるさまざまなスケジュールを可視化する機能も持ち始めています。もちろんタイムカード機能を使い勤怠状況の把握も可能となっています。

これからもまだまだ生まれる新しい機能

グループウェアの機能は多種多様に渡り、単独であった機能も他機能と紐づけられることでますますその応用用途は増えています。裏返して言えば、グループウェアの機能はまだまだ進化を終えておらず、これからも進化し続けていくことは必然です。グループウェアの導入には決まった答えはありません。企業にも現状があり進化があるように、現状からの進化を導きやすい柔軟性のあるグループウェアを導入することを心掛けられると良いでしょう。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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