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グループウェア選びの際に必ずおさえておきたい注意点とは

グループウェアはいったん導入されてしまうと組織内の全員が使用するものとなります。そうでないと通達や意思決定も二度手間となり、グループウェアを導入するメリットが半減するだけでなく、コストが倍増してしまう危険もはらんでいます。まず組織内で浸透させる、その上で毎日使うものとして負担が軽く、また飽きずに使い続けられるポイントを押さえていきましょう。

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グループウェアの失敗談

機能も充実し、導入例も多くなってきているグループウェアですが、選び方や導入方法を間違うと社員の間で浸透しない、うまく活用されないなど無用の長物と化してしまうことも事実です。こんなはずじゃなかったのに! 便利なはずのグループウェアも事前の準備を怠ったり、規模に合わないものを選んでしまっては失敗を招きかねません。ここでは、グループウェア導入の失敗例を紹介していきたいと思います。

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グループウェアの活用法

組織内の情報や時間を可視化し、有効活用するためのグループウェアは、PC、モバイルデバイスと連携することで組織内のコミュニケーションツールとなると言えるでしょう。ここでは組織内のコミュニケーションを促すことから見えてくるグループウェアのさらなる実践的な活用方法を挙げていくことにしましょう。基本的な機能を応用するだけで、情報、時間を有効活用するだけでなく、コスト削減を促進する可能性まで見えてきます。

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グループウェアとは

グループウェアの登場は1990年代にさかのぼり、PCそしてインターネットの発達とともに急速に企業に導入されました。その目的は定形化していたホワイトカラーの業務の生産性を向上させることで、いわゆる社内資源としての情報と社員の時間を有効に活用しようというのがその役割です。グループウェア導入で考えなければいけないのは、組織内にある情報と時間を共有し、有効活用すると言い換えても過言ではありません。

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グループウェアの選び方

企業の今、そして将来を左右する大切な情報と社員の時間。そのふたつを有効に管理、可視化してくれるグループウェアは、いまや企業になくてはならないツールです。需要が高まっている分、市場には多くの種類のグループウェアが出回り、それぞれの機能やコストも様々であるのが現状です。ここでは導入時、切り替え時に考えなければならないポイントを系統だって解説し、正しいグループウェア選びを導き出していきましょう。

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日本国内でのグループウェアのシェア

歴史の浅いグループウェア市場はパッケージ型からSaaS型への移行が行われたばかりです。ゆえに、市場シェアはパッケージ型を世に送り出したベンダが作る寡占状態を未だ著しく引きずったままでいます。
ここでは、日々新しくなる機能やサービスの形態を押さえながら、今一度、市場シェアを違った角度から見直してみることが重要であると考えます。

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無料グループウェアのメリット・デメリット

グループウェアの導入または切り替えをお考えであれば、検討対象であるソフトが有料であるか無料であるか、まずそこに目が行ってしまうと思います。
この項では先に、無料のグループウェアに関する私の知見を共有しておきたいと思います。
無料ソフトを導入することのメリットは、そしてデメリットは、そのポイントを押さえていきましょう。

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運営者紹介

私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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