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グループウェアの導入事例

グループウェアは組織内の情報を可視化したり、メンバー間での情報共有を可能にする便利なツールであり、スケジュール管理やプロジェクト管理、ワークフロー機能などを使うことで業務を効率化しますが、その利用方法は、どの組織、企業でも同じというわけではありません。利用目的や業務形態によって一部の機能だけを選び出して使うなど運用事例は異なってきます。ここでは業務内容の異なる2つの導入事例をご紹介いたします。

飲食チェーンS社の導入例 漏れのない情報共有 

お客様対応に追われる飲食チェーンではバックヤード業務の時間が確保できない、店長クラスへの負担が大きいことなどがしばしば問題になります。S社はそれまでメールや電話FAXで情報共有をしていましたが、シフトの問題などで情報伝達がうまく行っていなかったので、グループウェアの情報共有機能を使って業務の改善を図りました。本部からの通達や素材の衛生面に関する重要事項も漏れることなくタイムリーに伝達が図れるようになり、また情報を伝達するための業務が重複しなくなったことで時間のロスもなくなりました。また店舗従業員に対する情報伝達は回覧板機能を使うことで的確に伝達されるようになり、責任者の負担もぐっと軽減されました。

医療機器・電子カルテ販売T社の導入例 申請業務負担を軽減

T社は何人もの営業マンを抱え、全国の病院に医療機器や電子カルテシステムを販売する商社です。外出、出張の多い営業マンからの日報や各種の申請、承認を求められる見積り、工数計算などに費やされる時間と手間は営業マンが増えるほど増大し、煩雑なものになっていました。そこでグループウェアのワークフロー機能導入し業務の見直しを図ったのです。案件ごとに個別の決裁ルートが設定できるなどワークフロー機能の利点を生かし、申請、決裁業務に費やされる時間は組織全体で激減しました。また申請ルートがはっきりと可視化されたことで承認ミスや重複もなくなり、外出先から経費申請なども行えるため、その面でも時間のロスも少なくなりました。

導入事例から学べること

ここで挙げた2つの事例を見ていただければ、グループウェアの導入事例はその利用目的や業務形態の違いによって大きく違い、生まれてくるメリットも組織ごとに違ってくることが理解いただけたと思います。グループウェアはカスタマイズが可能な柔軟性を持つ製品、サービスを選ぶことで無理なく、スムーズに導入を図り、本来の目的である業務改善、効率化という成果をあげていただきたいと思います。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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