グループウェア導入によって得られるメリット【担当者必見】

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グループウェア導入後に生まれてくるメリット

グループウェアは組織内の活動を支援するツールです。文書共有、スケジュール管理といった基本的な機能から、グループチャット、決裁申請ルートの電子化など組織的な活動を活性化、効率化させる機能が搭載されています。いったん導入され、組織業務に組み込まれることによって様々なメリットを組織全体にもたらします。ここでは、そのメリットを具体的に説明していきましょう。

グループウェアの機能でコスト削減

組織内業務の電子化によるメリットのひとつはコストの削減にあります。以前であれば紙の上で行われていた文書の共有、各種申請書の作成および決裁、スケジュール管理、各種の通達などはグループウェアの出現により電子化されることでペーパーレス化が促進され、紙そのものや保存場所など目に見えるコストが軽減されます。また何といっても、電子化による業務の効率化で従業員の作業時間短縮という目に見えないコストも大幅に軽減されます。作業時間の短縮は負担の軽減だけでなく、短縮された時間をほかの業務に割り当てることができるという大きなメリットももたらします。

コミュニケーション活性化で強い競争力を

グループウェアには組織内コミュニケーションを活性化させる多くの機能が搭載されています。メールや電子化された文書へのアクセス、スケジュールや進捗状況の可視化、顧客情報や他社動向の共有など活性化されていけば組織の強みや競争力に直結する活動は数多く存在します。これらほぼ全てがグループウェアの導入及びスムーズな運用によって有効活用されるメリットが生まれてくるのです。また上司と部下といったタテ型のコミュニケーションだけでなく、グループウェアの中にはグループチャットや電子会議を部署間、支社間など自由に設定できるものもあり、ヨコ型のコミュニケーションも活性化され、違った視点を持った知識も共有できるというメリットももたらします。