グループウェアの失敗談｜グループウェア導入前にチェック！

グループウェア導入の失敗談

機能も充実し、導入例も多くなってきているグループウェアですが、選び方や導入方法を間違うと社員の間で浸透しない、うまく活用されないなど無用の長物と化してしまうことも事実です。こんなはずじゃなかったのに！　便利なはずのグループウェアも事前の準備を怠ったり、規模に合わないものを選んでしまっては失敗を招きかねません。ここでは、グループウェア導入の失敗例を紹介していきたいと思います。

現場の声を聞かなくては浸透しない

グループウェア導入失敗事例の筆頭は、首脳陣と情報システムを担当する部署が実際に使用する現場の意見を取り入れず、サービスを選定し導入してしまった場合の事例でしょう。いかに充実した機能を持つグループウェアでも、実際に使用する営業部門、製作部門、または開発部門など現場がどのように日々の業務を行い、何をどのように伝達したいかを知らずに導入してしまうと、使い勝手も悪い上に混乱が起きるなど現場の負担ばかりが多くなり、せっかくの高い機能も使われぬままになってしまうことが多々あります。このような事態はぜひ避けたいものです。

グループウェア選びでは大は小を兼ねないことが多い

グループウェアを導入しようとする企業の形態はさまざまです。大企業でうまくいっている導入例が、そのまま中小の企業でうまくいくかというと、そうではありません。大企業では文書の開示に役員のみ、部課長のみなど制限をかけることも多くありますが、中小の企業ではそういった制限が逆に業務遂行の妨げになる場合もあります。また大企業に対応するグループウェアは容量もコストも大きくなりますが、中小の企業には大きな容量もコストのかさむ機能も不要な場合が多々あります。大は小を兼ねない、これがグループウェア選びの際の心構えになるでしょう。

グループウェアは柔軟性が肝心

現場の声を聞き、訂正なサイズのグループウェアを導入する。これに加え、もうひとつ肝心なのはグループウェアの柔軟性を見抜くことです。旧システムとの連携が容易に行える。ユーザーである現場が使いやすいようにカスタマイズを行える。導入時の失敗事例には、このポイントを軽視したために起こってしまった例も多々あります。こういったポイントを押さえて、失敗事例を避けていきたいものです。