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そもそもグループウェアとは、何をするもの?

グループウェアの登場は1990年代にさかのぼり、PCそしてインターネットの発達とともに急速に企業に導入されました。その目的は定形化していたホワイトカラーの業務の生産性を向上させることで、いわゆる社内資源としての情報と社員の時間を有効に活用しようというのがその役割です。グループウェア導入で考えなければいけないのは、組織内にある情報と時間を共有し、有効活用すると言い換えても過言ではありません。

時間を有効活用するグループウェアの機能

グループウェアの基本的な機能のひとつは、スケジュール管理です。PCが発達し、インターネット、イントラネットが企業内に持ち込まれると、それまで黒板や掲示板で開示されていた社員や社内施設のスケジュールをPC上で一括管理することが可能になりました。グループウェアは社内スケジュールを一括管理をするだけでなく、社内資源のひとつであるスケジュール(時間)を組織内で可視化し、共有、有効活用することを促進したというわけです。

情報を有効活用するグループウェアの機能

グループウェアのもう一つの基本的な機能は、情報を共有する機能です。電子メールの管理、文書ファイルや資料、画像や顧客データの共有、そして電子会議や最近ではチャットによるアイデアの共有などが、その機能に当てはまります。情報を個人で把握、判断するのではなく、複数の人間で共有、判断することで、より有益でタイムリーな活動を促進することが可能になるということです。組織内の情報の可視化は単に効率的な活動を促進するだけでなく、組織内で遵守すべきルールの可視化、徹底や適正な評価を生み出すことも可能にします。

いつでもどこでも、誰でもがグループウェアの真骨頂

時間と情報を可視化し、共有することを目的とするグループウェアには、簡単にどこからでもアクセスできるということも求められます。グループウェアにもうひとつ必要不可欠な機能は、PCだけでなくモバイルデバイスなど機能性の高い機器からも簡単にアクセスできる機能でしょう。アクセスが容易であるということはとても重要で、これなしには社内普及も効率化も活用もできない無用の長物になってしまう可能性が高いということを押さえておきましょう。基本的な目的と機能を押さえるところからグループウェア選びは始まります。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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