グループウェアNavi > グループウェアを課題解決に役立てるための重要なポイント

グループウェア導入前に課題の確認をしておこう

グループウェアの導入前に自分の属する組織や企業のコミュニケーションの状態を把握したり、弱点や解決しなければならない課題を洗い出しておくことは、グループウェアの選択においても重要な指標となります。グループウェアを課題の解決ツールと位置づけることで導入メリットもはっきりと見えてくる上、どれくらいの効率化が図れるのか、どれほどのコスト削減につながるのか、など導入の理由づけも発見できます。

課題の洗い出しの際に見ておくべきポイント

グループウェア導入前に洗い出しておきたい組織内の課題には三つのポイントがあります。1)組織内メンバーの業務コミュニケーション 2)外出先、出張先から、まだ支社とのタイムリーな情報共有 3)組織全体の有効かつ迅速な情報共有 の三つです。それぞれのポイントにおいて、現場の意見を聞くなどして現状を把握しておくことが正しいグループウェア選びにつながり、また何がボトルネックになっているのかを把握することで、グループウェア導入後に解決しなければならない課題も見えてきます。多くの場合、情報の出入りが可視化できていないことが大きな障害につながっていると言えます。

課題解決から見えてくる導入メリット

課題を把握しておけば、おのずとグループウェアの導入メリットも見えてきます。グループウェアを使うことで、情報の出入りは可視化され、組織のメンバーが自発的にデータにアクセスすることも、上司からアクセスを促されるというやり方でも、容易に情報を共有することが可能になり、コミュニケーションは円滑化されます。また遠隔でのデータアクセスや通知、会議機能を使えば、出張先、外出先、支社とのやり取りを問わず、すべてのメンバーがその場にいるような同時性のある情報共有を可能にします。この同時性は時間のロスを失くすとともに、移動に費やす時間とコストを減らすという大きなメリットも生み出します。

情報の可視化を階層によって制御すること大きなメリット

一口に情報の共有、可視化と言ってきましたが、グループウェアの機能が発達したことで情報の共有先を階層によって制御することもできるようになっています。これは漏えいなどが起きないようにセキュリティ対策が施されていることを意味します。また情報は大切な経営資源ですから、アクセスのログが取れることを組織内に認識させるだけで漏えいに対する抑止力になるなど、見えない部分でも大きなメリットをもたらします。何にもまして、様々な課題を認識したうえでグループウェアの選定を行うことが肝心でしょう。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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