ワークフローの選び方｜ワークフローの選定基準を徹底解説

ワークフローシステムの正しい選び方

業務上の決裁や承認をスムーズに行い、出張や外出中でも申請、承認がかけられたり、決裁ルートの設定やログ管理から内部統制に使えるなど、何かと注目され、導入もされているワークフローシステムですが、中には導入されても使用されない、なかなか浸透しないなど、問題も散見されています。ここでは、自社の業務の流れにあったワークフローシステムの選び方をおさらいしていきたいと思います。

まず導入前、現在の業務フローを見直しましょう

業務上の申請や決裁など意思決定に直結する業務フローを電子化してくれるワークフローサービス。導入のためのサービス選定で、まず留意したいのは自社業務の把握と見直しです。業務フロー上の問題点や解決しなければならない課題を先に見つけておき、その解決イメージをもってワークフローサービスを選定することが重要なポイントです。まず急いで導入、それから考えるでは、大切な業務自体が止まってしまう、現場に大きな混乱を招くなど、導入自体が問題だったという事態が生まれかねません。ぜひとも自社の業務を事前にしっかりと把握し、自社に合ったワークフローサービスを選定することをお勧めします。

正しいワークフロー選びは、柔軟性と機動性がカギ

ワークフローサービス選びのため留意しなければいけないことは、サービス自体の柔軟性と機能性を見極めることです。もともと紙などで行われている業務フローを電子に切り替えるわけですから、導入に手間取ったり、既存のシステムとの連携ができないようでは本末転倒です。現在の業務を止めることなく導入ができる柔軟性を持ったサービスを選びたいものです。また昨今ではスマホ、タブレットからのアクセスが可能であるかどうかも重要なポイントになっています。外出先や出張先からでも事務所にいるのと同じような業務が遂行できる、そういった機動力が活かせるような機能を持つサービスかどうかを見極めることが正しい選定には必要です。

機能比較と同時に柔軟性を大切に

ワークフローサービスの選び方を理解したところで、実際のサービスの検討を始めましょう。様々な機能はそれだけ見ればとても魅力的に映りますが、導入後に使わない、自社の業務には不必要なものだったでは無駄になるだけです。必要な機能だけを必要なだけ使用できるようなサービスを見つけたいところです。また現在の業務に混乱を招かないためにも、既存システムと連携が図れる柔軟性のあるサービスを見つけることが本当に重要です。