グループウェアの活用法｜業務効率化をグループウェアで図る

グループウェアの実践的活用法

組織内の情報や時間を可視化し、有効活用するためのグループウェアは、PC、モバイルデバイスと連携することで組織内のコミュニケーションツールとなると言えるでしょう。ここでは組織内のコミュニケーションを促すことから見えてくるグループウェアのさらなる実践的な活用方法を挙げていくことにしましょう。基本的な機能を応用するだけで、情報、時間を有効活用するだけでなく、コスト削減を促進する可能性まで見えてきます。

タテ型だけでなく、ヨコ型のコミュニケーションを図る

グループウェアで促進できるのは幹部、上司と部下という関係のタテ型のコミュニケーションだけではありません。部門間、支社間などヨコ型のコミュニケーションにも大きな力を発揮します。一見関係がないと見える営業案件でも、開発部門が新しい施策を開発している場合、その施策が営業案件のプレゼンに活かせるかもしれません。ある部門で行き詰っているアイデアも別の視点を持つ別部門が解決方法を持っているかもしれません。そのようなヨコ型のコミュニケーションをタイムリーに行うことは機会損失を未然に防ぐという大きな力を組織に与えてくれる可能性があります。

過去の文書、経費状況、スケジュールを有効活用する

グループウェアで有効活用できる情報はなにも現在と将来のものだけではありません。過去に行われたビジネスでのやり取り、失敗例、スケジュールや経費、費用計算も重要な経営資源です。グループウェアはそんな過去のデータをアーカイブし組織内でのアクセスを容易にすることで、現在、未来に活用することも可能にするのです。たとえ成立しなかったビジネスであっても、似たような事例の中から現在のビジネスに骨子を利用し、成立しなかった理由を分析、改善することで達成の精度を上げることが可能です。もちろん成立したビジネスから多くのことが学べるわけですから、新人教育などに活用することも可能になります。

データの可視化と有効利用は即時にコスト削減につながる

タテ型だけでなくヨコ型のコミュニケーションを取り、現在のデータだけでなく過去のデータを有効活用していくことは、無駄な会議や時間の浪費を回避し、それだけでコスト削減につながります。またデータが可視化され容易なアクセスが確保されていることは、社員一人一人の自発的な研究や分析も可能にします。ここで挙げたものだけでなく、まだまだ活用方法はたくさんあると思います。そういった活用法を生み出せる柔軟性のあるグループウェアを選定することが必要となってきます。