グループウェアNavi > ワークフローとは

ワークフローシステム選定に欠かせないポイントを徹底比較

よりしなやかで強固な組織づくりをするためには、申請、承認など業務の流れを一元化し、電子化により可視化すること、また品質管理のためのルール遵守を統制することはこれまで以上に重要なタスクとなってきました。
そのためにぜひとも導入したいワークフローシステムですが、需要の高まりにつれ様々な製品やサービスが出現しています。現状把握からそれぞれの製品、サービスの特徴などを徹底的に比較分析していきましょう。

非効率性の改善が電子化のキー

そもそもワークフローシステム出現以前、組織内の申請や承認などは紙文書によって行われていました。その際の非効率性を改善しようと開発されたのが電子化によるワークフローシステムです。電子化の際には、紙文書時代の非効率性がどれほど改善されていくのかを見ていく必要があります。

そもそもワークフローシステム出現以前、組織内の申請や承認などは紙文書によって行われていました。その際の非効率性を改善しようと開発されたのが電子化によるワークフローシステムです。電子化の際には、紙文書時代の非効率性がどれほど改善されていくのかを見ていく必要があります。

ワークフロー選びで抑えるべき改善ポイント

改善ポイントとしては、
1) 申請や承認プロセスのスピードアップ
2) 書式の判別や入力の簡易化
3) 過去データ検索性の向上
4) 日報や経過、結果報告の証跡を可視化
5) 遵守すべきルールの可視化
6) 紙文書よりも作成、閲覧、保存を低コストで行えること
などが挙げられると思います。要するに、申請や承認が素早く行われ、最新書式や過去に作った書類を簡単に検索利用ができて、報告の証跡や遵守すべきルールが可視化、共有され、それでいて低コストで導入できること、混とんとしていた組織内業務フローとルールを整備することがワークフローシステムに求められている非効率性の改善ポイントと理解していただければよいと思います。

導入後に陥りやすいトラブル

導入を急ぐあまり、紙文書から電子文書へとデザイン性や操作性が全く異なるものを導入してしまうと、業務フローを整備するはずのシステムが逆に混乱を生んでしまうということもあります。現行の業務フローに沿うようワークフローシステムをカスタマイズできれば、その問題も軽減できるというポイントを付け加えておきます。

整備するはずのシステムが混乱を生んでしまっては本末転倒

必要な申請や承認、報告や連絡を可視化し、より簡便な方法で業務の流れを作っていくことを目的としたワークフローシステムですが、システムの定着と効率化のためには管理ルールの整備と徹底がマストです。
また、複雑だった承認経路をそのまま電子化してしまったために効率化が図れず、果てはさらなる混乱を生んでしまったという事例もあるようです。導入を機にこれまでの業務フローに無駄がなかったか見直すことも必要ですね。

ワークフローのランキングを見る

グループウェアNaviお役立ち記事カテゴリー

  • グループウェア
  • ワークフロー
  • sfa
  • 営業活性
運営者紹介

私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

運営者紹介

私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

  • グループウェア比較ランキング
  • ワークフロー比較ランキング
  • sfa比較ランキング
コラム一覧
コラム一覧

© グループウェアの徹底比較【必見】|グループウェアNavi.com All Rights Reserved.