グループウェアNavi > 申請業務を効率化し時間を生み出す

申請業務は大切な社内コミュニケーション

企業内には予算稟議書や各種プロジェクトの稟議書、見積書、出入金伝票、出張や休暇の各種届けなど多数の書類が飛び交い、上司の承認を仰いだり、差し戻しがされたりと申請業務はそれだけでかなりの時間がとられてしまうということもよく耳にします。ただ、捉えようによっては、こうした申請書は社内の大切なコミュニケーションであるとも言えるのです。今回はそうした申請業務とその効率化についてお話をしたいと思います。

申請業務において多くの企業が抱える問題点

申請業務は社内の大切なコミュニケーションなのですが、書類の作成や承認、差し戻しの繰り返しなど、申請業務だけでかなりの時間がかかってしまうという課題を抱える企業は少なくないと思います。多くの場合、申請したはいいが申請経路が見えないために書類がどこで止まっているか分からない、承認決裁者が出張のため承認がなかなか下りない、決裁された申請書を再度別システムに入力しているので時間がかかる、どの申請書が最新のものなのか分からない、めったに出さない申請書をどこに出していいか分からない、など「見えない」ということから起こってくる問題が申請業務を停滞させていることが分かります。申請業務を効率的に行うには、この「見えない」という状況を解決することが必要となります。

効率化=可視化という認識と効率化のメリット

申請業務の効率化は単に紙やエクセルで行ってきた申請を電子化するだけではうまくいきません。前にも述べましたが、申請業務の停滞は多くの場合、「見えない」という状況から生まれています。この問題を解決するためには、まず何が見えていないのか現状を把握するところから始め、そのひとつひとつに解決策を与えることができる業務フローを構築する必要があります。効率化はすなわち「見える化」であり、効率化=可視化という方程式を社内に浸透させることが先決であり、各申請業務の始発点から終点までが可視化されることで書類を探す手間が省け、書式の標準化や迅速な承認、差し戻しが可能になるということです。効率化によって生まれる時間を他のより生産性の高い業務に回すことができるというメリットも考慮に入れ、効率化を図ることが大切です。

申請業務を効率化する便利なツール

申請業務の効率化は、可視化という観点だけで言えば、旧来どおりの紙やエクセルで行うこともできるのですが、ITテクノロジーが発達した昨今では、ワークフローシステムやグループウェアといったITソリューションによって効率化を図る企業も多数現れてきています。申請業務の効率化をワークフローシステムなどITソリューションによって実現することを検討されてはいかがでしょうか。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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