グループウェアNavi > グループウェアとワークフロー・それぞれの特徴とは

ワークフローとグループウェア、どちらを使うのが正解なのか

ワークフローもグループウェアも1990年代の後半に企業内の仕事効率化を図るために市場に出現してきたソフトウェアですが、そもそもの出発点は異なるものでした。ワークフローは申請業務などを電子化するもので、グループウェアはメールやスケジュールの管理というものでした。その後、それぞれ技術の進化とともに進化するのですが、今回はそんなワークフロー、グループウェアの違いと選び方のお話をしていきたいと思います。

もともとの目的の違いを理解しておきましょう

しなやかで力強い組織はコミュニケーションが密であり、尚かつ情報の共有がなされているので、機会損失も少なく、企業内資源を有効に活用することができています。ワークフローもグループウェアも組織内の業務効率化を図るものですが、ワークフローは各種申請や届け出、稟議書など事務フローを効率化することに特化しており、グループウェアはメールやスケジュール管理、文書の共有など企業資源の有効活用に重きを置いていると言えます。ワークフローはその機能から専用のソフトとして独立していることやグループウェアの機能の一部として包括されている場合があります。それぞれの機能をよく分析、吟味した上で、自社の業務形態に合ったソフトを導入することが重要です。

大切なのは自社の業務に合ったソフトを選ぶこと

グループウェアは組織内にあるさまざまな情報を共有し、業務の可視化を図るツールです。一方、ワークフローは稟議書や見積りの申請や承認の速やかな実施と記録を促すツールです。どちらもIT技術の向上により、多彩な機能を持つように進化を遂げ、近年では様々な種類のグループウェア、ワークフローツールが市場に出回るようになりました。こういった業務効率化ソフトを選ぶ際にますます大切となってきたのは、機能の多彩さやスペックの高さ、販売実績だけでソフトを選ぶのではなく、自社の業務形態や業務の流れを事前に把握した上で、そういった業務の流れに合わせることのできる柔軟性を持ち合わせたソフトを選ぶことであることは言うまでもありません。

柔軟性と他システムとの連携がキーポイント

数あるワークフロー、グループウェアを選ぶ際に、私が最も注意を促しているのは、ソフト自体の柔軟性と他システムとの連携を見るという点です。失敗がなく、無駄のないソフト導入へのキーポイントは、自社の業務の流れにソフトを合わせられるか、すでに使っている他システムと連携が容易であるかの2点だということです。そのために各ソフトの機能やカスタマイズの容易さを比較することが重要だと申し上げておきます。

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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