ワークフローの導入後に行うべきこととその注意点とは

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ワークフロー導入後に必要となる作業

ワークフローは導入することが目的ではありません。導入されて以後、どのように活用されるかが本来の目的です。また導入前に課題を見つけ、仮説を立てていても、実際の導入以後改めてさまざまな問題点が見えてくることも事実です。しかしそれを乗り切ることで、ワークフローによる効率化が図られ、経営資産を有効活用できる競争力のある組織が手に入ります。ここではワークフロー導入後の浸透を促進する方法を紹介します。

スモールスタートの実施

せっかく高いスペックで高機能のワークフローを導入しても活用されなくては時間もコストも無駄になってしまいます。導入が比較的容易なシステムであっても前者への一斉導入は危険です。ここは部内もしくは少人数のスモールスタートを実践することをお勧めします。それまで使用していたフォーマットを踏襲しながら少人数での申請、承認、差し戻し、否認などさまざまな場合を実行し、使いやすさや改善点を確認し、成功例を作っていきましょう。部門間でプロジェクトチームを組むなど、全社導入に向けて流れを確認し、現場の意見を取り入れながら自社の業務フローにあったワークフローを組んでいくことが、このステージでの大切な目的です。

全社、全組織での導入と他システムとの連携

スモールスタートで得られた成功例を元に、自社の業務の流れにあったワークフローが組上がれば、次は全社、全組織での導入に移行します。多くのことはスモールスタートで得られた成功例を踏襲すればいいのですが、全社的な導入には部門ごとで既存に使われている他システムとの連携が大きなポイントとなります。人事管理、経理、購買システムなど他システムとの連携が図れれば、データベースも統一され、継続的な使用に耐えるワークフローをくみ上げることが可能となります。この時点でプロジェクトチームに役員や首脳陣を入れ、トップダウンで全社への導入を活性化させるのも重要なポイントです。

全社への浸透と継続的な運用へ

このようにしてスモールスタートから全社導入までを導くわけですが、とりわけ大切なのは活用を浸透させることと継続性を保つことです。このふたつを実践するには社員教育や現場の協力が必要となりますが、同時にワークフローシステム自体が使い勝手の良いカスタマイズや他システムとの容易な連携、またスマホなどのモバイル端末からの操作に対応しているかも同じように重要であることがお分かりいただけると思います。