ワークフローの仕組みと基本的な機能を確認しよう

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ワークフローの仕組みとさまざまな機能

ワークフローとは、そもそも「仕事の流れ」と訳される英語ですが、ITシステムとしてのワークフローは、もう少し細かく「業務手続きの経路」と解釈されています。組織内で行われる申請、承認、決裁、実行といった一連の流れに必要な手続きを電子化し、可視化した上で記録として保存する、これがワークフローの基本的役割です。ここではワークフローそのものの仕組みと機能を見ていきたいと思います。

ワークフローの仕組み

組織としての企業は集団で仕事をし、担当者ごとに役割分担があります。予算獲得の稟議を例にとると、一人の社員が稟議書を書き、それを上長が承認し、次に経営陣、そして決裁が下りた稟議書に対し、経理が承認をし予算が振り分けられるといった具合です。ワークフローシステムは、こういった一般的な業務手続きの手順を踏襲しつつ、電子化し、ひとつのシステムの中に統合していきます。そうすることで業務の効率化、標準化を図るとともに、証跡を残すことでコンプライアンス強化など内部統制を図る役割を持ち得るのです。

ワークフローの基本的な機能

そもそもワークフローシステムは出張届、仮払い申請、会議室予約などの単純な申請作業を電子化する機能から始まっており、そこに文書管理、より複雑な帳票管理機能が加わったものです。基本としては各種文書が行き交う経路(フロー）の設定する機能、そして各種申請フォーマットを作成する機能を持ちます。システム内で保存された過去の申請文書を簡単に検索する機能やフォーマットを統一する機能、記入ルールをシステムの上で可視化する機能などを持ちます。また販売管理システムや営業支援システム、人事給与システムなどと連携する機能を持つワークフローもあります。

最新機能のチェックと、もたらされる効能

ITシステムとしてのワークフローは日々進化しています。基幹機能であったサーバ部分をクラウド型にしたものなど、導入企業側の管理負担を大幅に軽減するシステムも一般的になってきています。心配されていたセキュリティも強化され、モバイル端末からの操作もスムーズになっており、これからワークフローを導入、切り替えを考える企業はぜひクラウド型を検討することをお勧めします。またワークフローは効率化を図るだけでなく、手続きの漏れや見逃しを防止し、しいては不正を防止するという効能ももたらします。