ペーパーレス化で業務効率化をしよう

グループウェアNavi > ペーパーレス化で業務効率化をしよう

社内ペーパーレス化がもたらすものとは

ペーパーレス化とは企業内で循環するデータや資料、申請書類を紙に印刷して共有、閲覧、保管するのではなく、PC上のファイルや画面表示に代替えしようという試みを言います。これまで多くの企業が紙を使って情報を共有し、業務の流れを記録してきましたが、保管場所やコストの問題や検索が困難であるなどさまざまな課題を抱えてきました。今回はペーパーレス化による課題解決に焦点を絞り、お話をしていきたいと思います。

社内ペーパーレス化によるメリット　その１

ペーパーレス化とは、その名前が表す通り、社内で交わされるさまざまな書類やデータ、申請書などを「紙」ではなく、「PC上のファイルや画面表示」に置き換えることを意味します。ペーパーレス化が行われることによって企業にもたらされるメリットで最も代表的なものは、紙がなくなることによるコストの削減となります。用紙として使われる紙そのもののコスト、印刷またはコピーにかかるコスト、保管場所のコスト、紙を移動する場合の郵送などにかかる通信費、そしてそれら業務を行う際の人件費などペーパーレス化によって軽減または削減できる経費は多岐に渡ります。これまでそういったことに費やされていた経費と電子化する際に発生する経費を比べれば、ペーパーレス化によるメリットははっきりと現れてくるはずです。

社内ペーパーレス化が生み出すメリット　その2

ペーパーレス化はまた業務効率化というメリットも生み出します。事前の計画が必要であることはもちろんですが、業務フローがペーパーレス化、ひいては電子化、システム化されることで書類や資料は定形化され、業務の標準化が生まれます。またシステム化され検索性が上がることによって、必要な書類を迅速に手元に呼び出すことも可能になります。紙の時代には可視化されることのなかった申請業務の流れは、システム化されることで可視化され、申請、承認、決裁という流れの停滞を軽減できます。出張中であっても、モバイル機器などからのアクセスにより業務を先に進めることも可能になります。また書類の定形化と業務の標準化は内部統制の強化につながり、記入漏れや不正記入を未然に食い止めるなどのメリットも期待できます。

社内ペーパーレス化を促進する便利なツール

社内のペーパーレス化を図るとコスト削減や業務効率化など直接的また間接的なさまざまなメリットが生まれてくることが理解いただけたと思います。ただペーパーレス化はやみくもに行えばよいというものでもありません。業務フローを見直し、混乱が生まれないよう導入されていくことが求められます。そのためにも、ワークフローなどペーパーレス化を手助けするソリューションの導入も同時に検討されることをお勧めします。