ワークフロー導入前に確認しておくべき３つの選ぶポイント

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ワークフローシステム選びのポイント

業務フローを電子化した上で、効率化してくれるワークフローシステムは導入事例も増え、市場には様々な機能を持ったワークフローシステムが数多く出現しています。また従来多く採用されていたオンプレミス型だけでなく、ソフトウェアだけを導入すれば即日使用が開始できるクラウド型といった進化系のシステムも現れています。ここでは、ワークフローシステム選びのポイントを説明していきましょう。

ポイント1　自社業務フローの把握

正しいワークフロー選び、ひとつ目のポイントは自社の業務フローの把握にあります。業務フローを把握することで、なぜ、どこにワークフローシステムが必要なのか、現業務フローをどのように改善したいのかといった導入の目的が明確に見えてきます。実践的な例は、自社の伝票、帳票の流れを把握することです。同時に、帳票が電子化された場合に、現在使われているレイアウトがよいのか、帳票の流れは変えたほうが良いのかなど現場の声を吸い上げておくことをお勧めします。変えたほうがよいポイント、変えないほうがよいポイントを導入管理者が理解し、スムーズな切り替えを可能にしてくれるシステムを選定していきましょう。

ポイント2　システム自体の柔軟性

一口に業務フローといっても、各種申請を承認する人数、承認者が不在の場合の代理承認ルール、差し戻しや否認があった場合の業務ルールやフローは各社それぞれ違ったルールのもとに動いています。自社で行われている業務フローはひとつでも、そのルールややり方にワークフローシステムが対応しているかどうか確認する必要があります。基本的な承認フローだけでなく複雑な承認フローを持つ組織にはカスタマイズが可能なサービスを採用することをお勧めします。またワークフローは導入が目的ではなく、継続的に使用されることが目的ですから、ユーザビリティや簡単な操作、運用にサービスが対応しているかもチェックポイントのひとつです。

もうひとつの重要なチェックポイント

まとめとしてもうひとつ重要なチェックポイントを挙げておきます。それは導入されるワークフローが、導入前まで使っていたシステムや導入後も使用される人事や給与の他システムと連携可能かどうかということです。他システムとの連携が可能なシステムは、オンプレミス型よりもクラウド型に多く見られることもチェックポイントに入れておきましょう。またクラウド型はスマホやタブレットといったモバイル機器からのアクセスも容易にできるように設計されている場合が多いので、そこも要チェックです。