グループウェアNavi > 稟議の電子化を行なうメリット

稟議書を電子化することで起こること

会社で何かを決める時、会議を行い、決定を一定数の責任ある役職に就いた者が承認決裁することで決定されていきます。
この際、事前に決定事項の内容を回覧し、会議時間短縮や決裁の証跡を残す目的で用いられるのが稟議書です。
これまでは紙の上で行われてきましたが、インターネットの発達によって稟議書も電子化されるケースが増えてきました。
今回は、この稟議を電子化することで起こることについてお話ししたいと思います。

そもそも紙の稟議書の何が問題なのか?

紙の稟議書は、これまでも使われてきましたし、決裁に掛けられている事柄を紙の上で把握できる他、決裁の証跡も残せるというメリットがあるわけです。
優れた方法には違いありませんが、問題がなかったわけではありません。
紙の稟議書は決裁者が多い場合、一部しかないわけですから閲覧と承認に大幅な時間がかかってしまいます。
次の決裁者に渡す時に紛失してしまうという危険性もあります。
過去の稟議書を参考にしようと見つけ出す際も、検索性が乏しいので手間も時間もかかります。
保存のためのスペースも確保しなければなりませんし、コストもかかります。
紙の稟議書は、閲覧性や検索性が低く、内部統制を図る際にも一貫性が生まれないという問題も残ります。

稟議書を電子化することで得られるメリット

紙では問題が残ってしまう稟議書も、電子化することで問題は軽減され、さまざまなメリットが生まれます。
稟議書を電子化するいちばん簡易な方法はエクセルで稟議書を作成し、ファイルを各部署、各個人に送信することです。
承認を行う幹部はエクセル上で捺印できる電子印章などを用意しておく必要があります。
稟議書が電子化されることで、まずほぼ一斉に承認申請をかけられ、たとえ出張中でもファイルにアクセスが可能であれば、承認判断をすることができます。
紛失の危険性も無くなりますし、閲覧性、検索性もあがります。
保存場所のコストも大幅に軽減ができますし、他のシステムとの連携も容易になるので、手間が省け、効率化が図れるわけです。
稟議書の回覧経路が可視化されますから、承認が滞るという事態も防げます。

稟議書を電子化する便利なツール

稟議書の電子化はエクセルを用いてと書きましたが、最近ではワークフローやグループウェアといった業務電子化を図る多彩な機能を搭載したソフトウェアが多く出回り、大企業だけでなく中小、小規模の企業での導入例もたいへん多くなってきています。
各種グループウェアを吟味の上、ぜひ自社に合ったソフトウェアを選んだ上で社内業務の電子化を図ってはいかがでしょうか?

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私が仕事を進めていく上での信条は「知の共有」です。経営コンサルタントとして、クライアントの皆様に私の持つ知識を共有していくことが仕事の上での最も大切なことと考えています。

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