ワークフローが解決できる課題とは｜ワークフローを徹底比較

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ワークフロー導入の前に確認しておきたい課題

ワークフロー導入の目的は、申請に対する承認、決裁のスピードアップ、書式の統一と標準化、記入漏れや二重申請の防止、業務進捗の可視化などです。逆に言えば、ワークフロー導入前に組織内では、そういった事柄が改善されるべき課題であったということです。ワークフロー導入や切り替えを考える企業は、ぜひ事前に組織内に現存する課題をあぶり出し、ワークフロー選びに活かしてほしいと思います。

タイムリーな申請処理が実践できていない

多くの企業は役割分担の決められた集団で仕事をするものです。個々の担当が高いパフォーマンスを見せても、担当間、部署間でのコミュニケーションが滞っていては最終的な成功は得られません。申請手続きや承認、決裁といった業務フローを、このコミュニケーションの一部と捉えると、書類作成に時間がかかる、記入ミスがあって二度手間になる、承認が遅いために機会損失があるなどは改善されるべき大きな問題となってきます。コミュニケーションの方法にバラつきがあることも滞りの大きな原因になります。こういった観点で課題をあぶりだしておくことがワークフロー選定の大きなポイントとなります。

経営資産である過去文書が有効活用できていない

組織内業務フロー効率化の改善課題を見つけ出すもうひとつの観点は、過去文書や申請例への容易なアクセスです。業務手続の記録はそのものが経営資産であり、経験則です。保存場所が分かりづらい、進行中の新規案件との類似案件が見つからないでは、書類作成の簡略化は進まないままです。また類似案件や否認、不成立案件から問題点をあぶり出すこともできません。過去案件へのアクセスが難しく、有効活用ができていないことが多くの企業、組織の中での課題とはなっていないでしょうか。過去案件へのアクセスも組織内コミュニケーションのひとつと捉えると、それまで見えなかった改善課題も見えてきます。

ワークフローを導入して課題改善を

ワークフロー導入の大きな目的のひとつは、ここで挙げたような課題の克服と改善です。電子化され標準化されたフォーマットを使えば、申請業務は円滑化、迅速化されていきます。ワークフロー内で設定された承認フローを使えば、承認漏れも軽減され、滞りも少なくなります。電子化され保存された過去文書は検索も容易で、閲覧も簡単で随時行えるため、書類作成の簡略化やプロジェクト設計の問題点改善に役立ちます。このように改善されるべき課題をあぶりだし、それに合ったワークフローを選定、設定することでコミュニケーション能力の高い組織作りが可能になります。