業務の見える化について説明します

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業務の可視化が社内に生み出すものとは

製品やサービスの評判はいいのに、思うように業績が上がらない。そんな課題に頭を悩ませている管理部門は少なくないと思います。みんな一生懸命にやっているのに、どこが具体的に悪いのかも判然としないと頭をひねる方も多いと思います。そのような場合、課題の改善は、業務の見える化、可視化を図ることで軽減されるケースがあります。今回は、業務の「見える化」、可視化について話をしていきたいと思います。

業務の可視化を生み出す3つのステップ

業務改善を掲げ、業務フローの可視化を目指すのであれば、次の3つのステップを踏むことをお勧めします。1）ルールの明白化、2）プロセスの把握、3）実績の把握の3つのステップです。ルールの明白化とは、業務フローに携わるすべての人が業務の手順を知っていることを意味します。プロセスの把握とは、ルールに基づいて行われるはずのプロセスがどのように行われているか把握することを意味し、実績の把握とは、プロセスの経過を後に見直すことができる状況を作ることを意味します。中でも最も大切なのはルールの明白化なのですが、業務にルール（手順）が存在せず、臨機応変にと謳っている企業ほど、コミュニケーションがうまく行っていないなどの問題を抱えているものです。

業務の可視化が生み出すさまざまなメリット

業務の見える化は明白なルール、プロセスの把握、実績の把握から実践可能です。そこからもたらされるメリットは、ルールの明白化により経営陣が持つビジョン、戦略、方針がより明確に伝わる、行動指針が示されていることで内部統制の強化が図られる、業務の標準化が図られる、これまでに見えなかった課題が浮き彫りになる、さまざまな違った意見を業務に取り入れることが可能になる、など非常に多岐に渡ります。社内のコミュニケーションはより活性化され、経営陣はビジョンや戦略、方針を伝えやすくなるだけでなく、可視化によって見えてきた課題を迅速に解決し、軌道修正を的確に現場に伝えることも可能になります。業務の見える化はそのような多くのメリットを生み出すのです。

業務の可視化を促進する便利なシステムツール

業務の見える化を実現するために、ルールの明白化、プロセスの把握、実績の把握が重要なことは理解いただけたことと思います。この3つのステップを実現するとても便利なツールがワークフローシステムであり、グループウェアです。ルールの設定や進捗状況の把握、結果の分析など、業務可視化に特化された機能を多彩に搭載するワークフロー、グループウェアの導入を検討されることを強くお勧めいたします。