ワークフローシステムを導入するメリットについて

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ワークフローシステム導入がもたらすメリット

ワークフローシステムが企業にもたらすメリットは、業務フローの可視化、業務の効率化、コスト削減、業務フロー整備による業務自体の改善と多岐に渡ります。単に旧態依然とした紙文書による業務フローのチェックを進歩的な電子文書に入れ替えるということに留まりません。ここではそれぞれのメリットを深掘りすることでワークフロー導入の利点を具体的に説明していきましょう。

業務フローの可視化と効率化

ワークフローシステム導入によってもたらされる業務の可視化は経営側と現場側またそれぞれの横のつながりにおけるコミュニケーションの促進を意味します。組織内コミュニケーションがスムーズになれば、組織外にいる顧客とのコミュニケーションも向上させることが可能です。
またコミュニケーション力が上向くことは当然のように業務効率化をもたらします。単に申請書を探す手間が省ける、決裁までの時間が短縮したという物理的な効率化だけでなく、コミュニケーション力が増すことでもたらせる決断までの業務効率化も大きなメリットのひとつです。

物理的なコスト削減

紙文書から電子文書に切り替えることにより用紙、印刷のコスト、保管コスト、通信費などが大幅に削減できるメリットが得られます。また承認手続きまでにかかる時間、進捗状況を電話などで確認する時間、必要な申請書類を探す時間など「見えないコスト」と呼ばれる人件費を削減することも大きなメリットです。

業務フロー整備による業務自体の改善

ワークフロー導入によって業務フロー自体に内在していた無駄な部分が可視化され、改善につながるということがあります。システム導入に合わせてこれまでの業務フロー自体を見つめ直し、無駄なところトラブルが生まれそうなところを事前に改善するということもお奨めします。

非効率性の改善は企業資源の有効活用につながる

組織内における非効率性の改善は業務の流れを良くするだけでなく、それまで無駄に使われていた企業資源が有効に使われ出すということを意味します。単にペーパーレスになりコスト削減になるだけでなく、それまで無駄遣いされていた企業資源有効活用を導き、それ自体が無駄なコストの削減であることを認識しましょう。また企業資源の有効活用は新たなイノベーションを生み出す第一歩であることも、ここに追記しておきます。